Сводный отчёт работодателя по охране труда 2026: ЕФС-1

Сводный отчёт работодателя по охране труда: содержание, сроки и порядок представления

С 1 января 2023 года Социальный фонд России объединил функции Пенсионного фонда и Фонда социального страхования. С этой же даты введена единая форма отчётности — ЕФС-1, которая заменила несколько ранее действовавших форм: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3, 4-ФСС. Раздел 1.2 формы ЕФС-1 предусматривает сведения о работниках, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. Это и есть сводный отчёт работодателя по охране труда.

С 1 января 2024 года полностью завершён переход на электронный формат подачи отчёта. Бумажная форма не принимается. Документ передаётся через систему электронного документооборота с Социальным фондом России (СЭДО) либо через специализированных операторов электронной отчётности.

Получить бесплатную консультацию

Заполните форму — мы проконсультируем вас!

Материал собирает содержание сводного отчёта по охране труда, сроки представления, штрафы за нарушения и порядок перехода на новый формат отчётности.

Правовые основания

Форма ЕФС-1 утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п (правопреемство сохранено за Социальным фондом России). Содержание формы определяется Федеральным законом от 14.07.2022 № 237-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации» и Федеральным законом от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте».

Раздел 1.2 формы ЕФС-1 «Сведения о страховом стаже» содержит подраздел 2 «Основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии». В этом подразделе работодатель указывает работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда по результатам специальной оценки условий труда.

Дополнительно ежегодная отчётность включает сведения, передаваемые в Государственную инспекцию труда и Министерство труда: о результатах проведения СОУТ, об обучении работников, о несчастных случаях.

Что включает сводный отчёт по охране труда

Блок	Что входит
Численность работников	Общая численность, численность женщин, лиц до 18 лет, инвалидов
Условия труда	Численность работников по классам и подклассам условий труда
СОУТ	Количество рабочих мест по результатам последней специальной оценки
Обучение по ОТ	Численность прошедших обучение по программам А, Б, В
Первая помощь	Численность прошедших обучение оказанию первой помощи
Применение СИЗ	Численность работников, обеспеченных средствами индивидуальной защиты
Медосмотры	Численность работников, прошедших обязательные медосмотры
Несчастные случаи	Количество, тяжесть, причины, дни нетрудоспособности
Профзаболевания	Количество выявленных профессиональных заболеваний
Производственные мероприятия	Расходы на охрану труда, мероприятия СУОТ

Указанные блоки распределены по разным формам отчётности и срокам представления.

Сроки представления отчётности

Раздел 1.2 ЕФС-1

Подаётся ежегодно не позднее 25 января года, следующего за отчётным. Например, отчёт за 2025 год — до 25 января 2026 года. Содержит сведения о работниках на вредных и опасных работах, дающих право на досрочную пенсию.

Раздел 2 ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС)

Подаётся ежеквартально:

Период	Срок подачи
I квартал	до 25 апреля
Полугодие	до 25 июля
9 месяцев	до 25 октября
Год	до 25 января следующего года

Содержит сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Сообщение о несчастном случае

Подаётся в течение суток после происшествия с тяжёлыми последствиями. Форма утверждена Приказом Минтруда от 20.04.2022 № 223н. Получатели: ГИТ, прокуратура, СФР, орган исполнительной власти субъекта РФ, профсоюз.

Сведения о результатах СОУТ

Передаются работодателем в Федеральную государственную информационную систему учёта результатов СОУТ. Срок — в течение 30 рабочих дней с даты утверждения отчёта о проведении специальной оценки.

Содержание раздела 1.2 формы ЕФС-1

В подразделе 2 раздела 1.2 указываются работники, занятые на работах с вредными и опасными условиями труда. Для каждого работника заполняются:

— ФИО, СНИЛС, дата рождения;

— период работы в условиях, дающих право на досрочную пенсию;

— наименование профессии или должности по штатному расписанию;

— особые условия труда: код позиции списков 1, 2 или иных льготных списков;

— класс и подкласс условий труда по результатам СОУТ;

— сведения о выполнении работодателем обязательств по СОУТ.

При отсутствии у работодателя работников, занятых на работах, дающих право на досрочную пенсию, раздел 1.2 представляется с нулевыми показателями.

Штрафы за нарушение порядка представления отчётности

Нарушение	Статья	Размер штрафа
Непредставление в установленный срок	17 ФЗ-27	500 руб. за каждого работника
Представление недостоверных сведений	17 ФЗ-27	500 руб. за каждого работника
Нарушение порядка электронного представления	17 ФЗ-27	1 000 руб.
Нарушение порядка проведения СОУТ	5.27.1 КоАП	до 80 000 руб.
Допуск к работе без обучения	5.27.1 КоАП	до 130 000 руб. за каждого
Неисполнение обязанностей по охране труда	5.27.1 КоАП	до 80 000 руб.
Сокрытие несчастного случая	15.34 КоАП	до 10 000 руб.

Штрафы применяются к юридическим лицам. Должностные лица несут ответственность отдельно.

Электронный формат: переход на 100% ЭДО с 01.01.2024

С 1 января 2024 года все работодатели независимо от численности обязаны подавать ЕФС-1 в электронном виде через СЭДО. Бумажные формы не принимаются.

Способы подачи

Прямое подключение к СЭДО Социального фонда России. Работодатель устанавливает программное обеспечение, получает УКЭП и подаёт отчётность напрямую.

Через специализированных операторов электронной отчётности. Распространённый вариант для малого и среднего бизнеса. Оператор предоставляет интерфейс и техническую поддержку, работодатель оплачивает абонентскую плату.

Через 1С, СБИС, Контур и аналогичные учётные системы. Бухгалтерская программа формирует ЕФС-1 в установленном формате и передаёт через интегрированный модуль.

Подробнее о переходе на электронный документооборот по охране труда — в материале об электронном документообороте по ОТ.

Реальная история: завод в Ярославле

Дмитрий Поляков, специалист по охране труда машиностроительного завода в Ярославле (414 работников), при подготовке отчёта за 2025 год столкнулся со следующим. Предприятие имеет 87 рабочих мест с подклассом 3.2 и 12 рабочих мест с подклассом 3.3 по результатам СОУТ. Все эти работники относятся к Списку № 2 льготных профессий. До перехода на ЕФС-1 предприятие сдавало отдельную форму СЗВ-СТАЖ с указанием периодов работы.

При формировании раздела 1.2 ЕФС-1 за 2025 год выяснилось, что в кадровой системе у 14 работников отсутствуют корректные коды позиций по Списку № 2. Это привело к расхождению в персонифицированном учёте. На устранение ошибок потребовалось 8 рабочих дней. Подача отчёта была произведена в последний день срока — 25 января 2026 года. Если бы расхождения не были выявлены, штраф составил бы 500 рублей за каждого из 14 работников плюс возможные претензии при назначении досрочной пенсии этим работникам.

Урок: качество кадрового учёта в части льготных профессий — критический элемент отчёта по охране труда. Расхождения выявляются годами позже при назначении пенсии и приводят к спорам и судебным разбирательствам.

Связь сводного отчёта с другими процедурами

Сводный отчёт — это не самостоятельный документ, а суммарное отражение деятельности работодателя по охране труда за период. Качество отчёта определяется качеством базовых процедур.

СОУТ

Без проведённой специальной оценки невозможно корректно заполнить графу «класс и подкласс условий труда». Работники с непроведённой или просроченной СОУТ автоматически попадают в зону риска.

Обучение

Численность прошедших обучение должна совпадать с записями в Реестре обученных лиц Минтруда. Расхождения — повод для проверки.

Учёт несчастных случаев

Все случаи производственного травматизма должны быть зафиксированы. Сокрытие случая — самостоятельный состав правонарушения по статье 15.34 КоАП РФ.

Расходы на охрану труда

Выделение бюджета на охрану труда — обязанность работодателя. Минимальная сумма — 0,2% от затрат на производство (статья 226 ТК РФ). Фактические расходы фиксируются в отчёте.

Подробное описание показателей эффективности системы охраны труда содержится в материале о показателях эффективности СУОТ.

Подготовка отчёта: пошаговый алгоритм

Шаг	Действие	Срок до даты подачи
1	Сверка кадрового учёта по льготным профессиям	За 60 дней
2	Сверка результатов СОУТ с базой ФГИС	За 45 дней
3	Подготовка списка обученных за период	За 30 дней
4	Сверка с Реестром Минтруда	За 30 дней
5	Учёт несчастных случаев и профзаболеваний	За 14 дней
6	Формирование проекта отчёта	За 7 дней
7	Внутренняя проверка проекта	За 5 дней
8	Подписание УКЭП руководителя	За 2 дня
9	Подача через СЭДО	Не позднее 25 января
10	Получение протокола приёма	Сразу после подачи

Алгоритм подходит для среднего и крупного предприятия. Малый бизнес может уложиться в более сжатые сроки.

Распространённые ошибки

Поздняя сверка с Реестром Минтруда. Расхождение между фактически обученными работниками и записями в Реестре выявляется в последний момент. Учебный центр не успевает внести данные за 5 рабочих дней, и в отчёте появляется заниженная численность.

Игнорирование микропредприятиями. Микробизнес часто считает, что отчётность по охране труда его не касается. На практике форма ЕФС-1 обязательна для всех работодателей независимо от численности.

Подача нулевого отчёта при наличии льготных профессий. Работодатель не указывает работников с подклассом 3.1 и выше как занятых на льготной работе. При проверке СФР обнаруживается несоответствие с результатами СОУТ.

Отсутствие УКЭП руководителя. Формирование отчёта силами бухгалтерии не означает, что подпись бухгалтера достаточна. Раздел подписывается УКЭП руководителя или иного уполномоченного лица с доверенностью.

Расхождение между формами. В разделе 1.2 ЕФС-1 указано 87 работников на вредных условиях, в годовой 4-ФСС — 95, в журнале СОУТ — 99. Расхождения требуют объяснений и могут стать поводом для проверки.

Полный перечень документов для проверки Государственной инспекции труда собран в материале о документах по охране труда для проверки ГИТ.

Ответы на распространённые вопросы

Сдают ли отчёт индивидуальные предприниматели без работников?

Нет. Форма ЕФС-1 представляется только при наличии застрахованных лиц — работников по трудовому договору или гражданско-правовому договору. ИП без работников освобождён от подачи раздела 1.2 и раздела 2.

Может ли отчёт подавать сторонняя бухгалтерская компания?

Да, при наличии нотариальной доверенности от работодателя. Доверенность подаётся в Социальный фонд России до подачи первого отчёта от имени представителя.

Что делать при обнаружении ошибки после подачи?

В течение 10 рабочих дней необходимо подать корректирующий отчёт. Если ошибка обнаружена самим работодателем и исправлена до уведомления СФР — штраф не применяется (часть 4 статьи 17 ФЗ-27).

Применяется ли отчётность к самозанятым, работающим на работодателя?

Нет. Самозанятые работают по гражданско-правовому договору в режиме НПД и не относятся к категории застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию.

Нужно ли подавать отчёт по подразделениям отдельно?

Нет. Отчёт подаётся по юридическому лицу в целом. Однако, если головное подразделение и обособленные подразделения имеют разные ОКТЭД и регистрационные номера в СФР, может потребоваться раздельная подача.

Промышленная Академия Олимп помогает в подготовке отчётности по охране труда

Промышленная Академия Олимп консультирует по вопросам подготовки и сдачи раздела 1.2 формы ЕФС-1, проводит сверку результатов СОУТ, обучения и учёта несчастных случаев. По запросу разрабатывается чек-лист подготовки отчёта и методические рекомендации для специалиста по охране труда. Услуги доступны для предприятий любой численности от микробизнеса до крупных промышленных предприятий.

Заявка на бесплатную консультацию

Оставьте заявку сейчас и получите персональное решение для вашей компании!