Государственная инспекция труда проводит проверки соблюдения требований охраны труда на основании проверочных листов, утверждённых Рострудом. Инспектор запрашивает конкретный перечень документов, и от их наличия и корректности зависит результат проверки. Отсутствие даже одного обязательного документа влечёт административный штраф, размер которого для юридических лиц достигает 150 000 рублей.
Настоящий материал содержит полный перечень документации по охране труда, которую инспектор имеет право запросить при проверке. Информация основана на действующем законодательстве и практике проверок.
Для понимания процедуры проверки рекомендуется предварительно ознакомиться с материалом о внеплановых проверках ГИТ.
Получить бесплатную консультацию
Заполните форму — мы проконсультируем вас!
Порядок проведения проверки
Инспектор ГИТ действует строго в рамках проверочных листов, утверждённых приказом Роструда от 01.02.2022 № 20. Всего утверждено более 130 проверочных листов, однако по вопросам охраны труда применяются преимущественно 20-30 из них.
Наиболее часто используемые проверочные листы охватывают следующие направления:
— Листы 31-40: обучение по охране труда, журналы инструктажей, протоколы проверки знаний, удостоверения
— Листы 41-50: обеспечение средствами индивидуальной защиты, личные карточки учёта выдачи
— Листы 51-60: специальная оценка условий труда
— Листы 61-70: организация медицинских осмотров
Существенный момент: инспектор вправе проверять только те вопросы, которые указаны в распоряжении о проведении проверки. Если распоряжение предусматривает проверку обучения по охране труда, а инспектор запрашивает документы по медосмотрам, работодатель имеет право на возражения.
Полный перечень документов
Организационные документы
Организационные документы формируют основу системы управления охраной труда.
Приказ о назначении ответственного за охрану труда. Статья 214 Трудового кодекса РФ возлагает на работодателя обязанность обеспечить охрану труда. В организациях с численностью менее 50 человек функции специалиста по охране труда может выполнять руководитель или иной работник, прошедший соответствующее обучение. При численности 50 и более человек введение должности специалиста по охране труда обязательно. Отсутствие приказа о назначении ответственного влечёт штраф от 50 000 до 80 000 рублей на организацию.
Положение о системе управления охраной труда (СУОТ). Требования к содержанию положения установлены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 776н. Документ описывает структуру управления охраной труда в организации: распределение обязанностей, порядок обучения, порядок расследования происшествий, механизмы контроля. Инспекторы сопоставляют содержание положения с фактической деятельностью организации. Выявленные расхождения квалифицируются как самостоятельное нарушение.
Политика в области охраны труда. Декларативный документ объёмом около одной страницы, отражающий приоритет безопасности в деятельности организации. Требование о наличии политики установлено тем же Приказом № 776н.
Также необходимы приказы о создании комиссий (по проверке знаний требований охраны труда, по расследованию несчастных случаев, по проведению СОУТ) и ежегодный план мероприятий по улучшению условий труда.
Документы по обучению
Нарушения в сфере обучения по охране труда составляют значительную долю выявляемых нарушений. По статистике Роструда, около 70% штрафов связаны с ненадлежащей организацией обучения и инструктажей.
Программа вводного инструктажа. Программа определяет содержание вводного инструктажа, проводимого с каждым работником при приёме на работу. В программу включаются сведения об организации, основные опасности на территории, требования пожарной безопасности, порядок оказания первой помощи.
Программа первичного инструктажа на рабочем месте. Содержит информацию об опасностях на конкретном рабочем месте, применяемом оборудовании, требуемых СИЗ, безопасных приёмах работы.
Журналы регистрации инструктажей. Журнал вводного инструктажа и журнал инструктажа на рабочем месте должны содержать обязательные графы: дата, ФИО инструктируемого, профессия, вид инструктажа, ФИО инструктирующего, подписи обеих сторон. Журналы подлежат хранению в течение 45 лет.
Протоколы проверки знаний и удостоверения. Подтверждают прохождение работниками обучения по охране труда. Руководители и специалисты проходят обучение в аккредитованных организациях. Факт обучения можно проверить в реестре Минтруда. Подробная информация об обучении руководителей содержится в соответствующем материале.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464, отдельные категории офисных работников могут быть освобождены от первичного инструктажа на рабочем месте. Для этого необходимо утвердить перечень профессий и должностей, освобождённых от инструктажа, с обоснованием отсутствия опасностей. Без такого документа освобождение работников от инструктажа неправомерно.
Инструкции по охране труда
Требования к инструкциям установлены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 772н. Инструкции разрабатываются для каждой профессии и для каждого вида работ.
Содержание инструкции должно соответствовать фактическим условиям труда на конкретном предприятии. Использование типовых инструкций без адаптации к специфике организации является распространённой ошибкой. При расследовании несчастных случаев формальные инструкции расцениваются как отягчающее обстоятельство.
Периодичность пересмотра инструкций — не реже одного раза в 5 лет. Досрочный пересмотр требуется при изменении условий труда, внедрении нового оборудования, по результатам расследования несчастных случаев.
Минимальный набор инструкций для офисной организации: инструкция для работы с компьютерной техникой, инструкция по электробезопасности для неэлектротехнического персонала (1 группа), инструкция по оказанию первой помощи.
Организациям, эксплуатирующим электроустановки, рекомендуется изучить материал о группах допуска по электробезопасности.
Документы СОУТ
Специальная оценка условий труда обязательна для всех рабочих мест в течение 12 месяцев с момента их создания. Административный штраф за непроведение СОУТ составляет от 60 000 до 80 000 рублей.
Комплект документов СОУТ включает: отчёт о проведении специальной оценки условий труда, карты СОУТ на каждое рабочее место, сводную ведомость результатов, декларацию соответствия условий труда (при классе 1 или 2).
Инспектор проверяет не только наличие отчёта, но и внесение результатов СОУТ в федеральную государственную информационную систему (ФГИС СОУТ). Проверить наличие данных можно на портале Минтруда.
Для организаций малого бизнеса разработан специальный материал о СОУТ.
Средства индивидуальной защиты
При необходимости обеспечения работников СИЗ требуются: перечень профессий с нормами выдачи СИЗ, личные карточки учёта выдачи, сертификаты или декларации соответствия на каждый вид СИЗ.
Административная ответственность за необеспечение работников СИЗ установлена частью 4 статьи 5.27.1 КоАП РФ и составляет от 130 000 до 150 000 рублей — максимальный размер штрафа по данной статье.
Медицинские осмотры
Обязательные медицинские осмотры предусмотрены для работников, подвергающихся воздействию вредных производственных факторов, для работников отдельных профессий (водители, работники пищевой промышленности), для работников до 18 лет.
При наличии обязанности проводить медосмотры необходимы: список контингентов, поимённые списки работников, копии направлений, медицинские заключения, заключительный акт по результатам периодического медосмотра.
Оценка профессиональных рисков
С 2021 года оценка профессиональных рисков является обязательной для всех работодателей (статьи 214, 218 Трудового кодекса РФ). Данная процедура отличается от СОУТ: СОУТ оценивает условия труда (факторы среды), оценка рисков — вероятность и последствия опасных событий.
Необходимые документы: положение об оценке профессиональных рисков (методика), реестр выявленных опасностей, карты оценки рисков с указанием уровня риска и мер по его снижению.
Многие работодатели не осведомлены о данном требовании. Административная ответственность за отсутствие оценки рисков аналогична общим нарушениям требований охраны труда — от 50 000 до 80 000 рублей.
Зарегистрироваться на вебинар
Оценка рисков, которая не работает: почему при НС она не защищает ни работодателя, ни специалиста по охране труда
Документы, подлежащие исключению
При проверке могут быть выявлены документы, свидетельствующие о нарушениях.
Документы, оформленные «задним числом». Журналы, в которых все записи выполнены в один день однотипным почерком и чернилами, легко идентифицируются. При необходимости проводится экспертиза давности записей.
Подписи, выполненные одним лицом. Подделка подписей работников квалифицируется по статье 327 УК РФ.
Инструкции, не соответствующие реальным условиям труда. Упоминание оборудования, отсутствующего в организации, свидетельствует о формальном подходе к разработке документации.
Типичные нарушения
Отсутствие подписей работников. Документ без подписи работника об ознакомлении не подтверждает факт ознакомления. Инструкция существует, но работник с ней не ознакомлен — нарушение.
Просроченное обучение. Периодичность обучения руководителей составляет 3 года. Допуск к работе лица, не прошедшего обучение, влечёт штраф от 110 000 до 130 000 рублей — выше, чем за отсутствие документов. Требования к обучению специалистов изложены в соответствующем материале.
СОУТ проведена, но данные не внесены в ФГИС. Обязанность внесения данных возлагается на организацию, проводившую СОУТ. Работодатель обязан контролировать исполнение данной обязанности.
Типовые инструкции без адаптации. Использование инструкций без учёта специфики организации не только неэффективно, но и создаёт правовые риски при расследовании происшествий.
Организация хранения документов
Рекомендуемая структура хранения:
ОХРАНА ТРУДА/ ├── 01_Организационные/ │ ├── Приказы │ ├── Положения │ └── Политика ├── 02_Обучение/ │ ├── Программы │ ├── Журналы │ ├── Протоколы │ └── Удостоверения ├── 03_Инструкции/ │ ├── По профессиям │ └── По видам работ ├── 04_СОУТ/ ├── 05_СИЗ/ ├── 06_Медосмотры/ └── 07_Оценка_рисков/
Целесообразно вести реестр документов с указанием сроков пересмотра и обучения.
Действия в день проверки
Предоставлять копии документов. Оригиналы могут быть утрачены или изъяты.
Вести реестр переданных документов. Фиксировать наименование, дату передачи, количество листов.
Предоставлять только запрошенные документы. Инициативное предоставление дополнительных документов не требуется.
Размеры штрафов
Источник: статья 5.27.1 КоАП РФ.
Штрафы исчисляются за каждое нарушение отдельно. Непроведение СОУТ на нескольких рабочих местах, допуск нескольких необученных работников — каждый факт может квалифицироваться как самостоятельное нарушение.
Ответы на распространённые вопросы
Заключение
Подготовка к проверке ГИТ представляет собой элемент текущей работы по охране труда, а не экстренное мероприятие. Систематическое ведение документации исключает необходимость авральной подготовки.
Рекомендуется ежеквартально проводить внутренний аудит документации: проверять наличие, актуальность, полноту подписей.
Документация по охране труда отражает реальную работу по обеспечению безопасности работников. Формальный подход к документированию неизбежно проявляется при расследовании происшествий.
При необходимости получения консультации по вопросам подготовки документации или организации обучения специалисты Промышленной Академии Олимп готовы оказать содействие.
Заявка на бесплатную консультацию
Оставьте заявку сейчас и получите персональное решение для вашей компании!
