Электронный документооборот по охране труда: как перевести документы в цифровой формат
С 2021-2023 годов у работодателя появился официальный инструмент — электронный документооборот. Статья 22.1 ТК РФ прямо разрешает создавать и хранить документы в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Как устроен документооборот по охране труда
У специалиста по охране труда в средней компании обычно хранится несколько папок с документами:
- положение о СУОТ;
- планы мероприятий;
- приказы и отчеты по СОУТ;
- протоколы комиссий;
- журналы и документы по СИЗ.
⚠️ Важно
Возможность ведения документов в электронном виде не означает отсутствие ограничений. В сфере охраны труда есть свои особенности и требования.
Что разрешает закон
Статья 22.1 ТК РФ устанавливает, что электронный документооборот представляет собой полный цикл работы с документами в электронном виде. Работодатель может использовать государственную платформу «Работа в России» или собственные информационные системы.
Что это означает для охраны труда
1
Управленческие документы — можно электронно
Положения, приказы, планы мероприятий, протоколы комиссий, служебные записки, отчеты — закон не требует вести их исключительно на бумаге.
2
Журналы инструктажей — только бумага
Роструд разъяснил: журнал инструктажей по охране труда в электронном виде вести нельзя. Бумажный журнал инспектор будет запрашивать при проверке.
3
Нужны правила и согласие
Работодатель должен утвердить положение об ЭДО, определить перечень документов и получить согласие работников.
Какие документы переводят в цифровой формат
Для эффективной цифровизации целесообразно структурировать документы по процессам:
| Процесс | Документы | Преимущества цифрового формата |
|---|---|---|
| СУОТ | Положение, реестр рисков, план мероприятий, протоколы | Задачи с ответственными и сроками, автоматические отчеты для ГИТ |
| СОУТ | Перечни рабочих мест, отчет, карты условий труда | Интеграция с планированием, обучением, обеспечением СИЗ |
| Обучение | Программы, протоколы проверки знаний | Контроль сроков обучения и повторных проверок |
| Медосмотры | Списки, направления, заключения | Автоматические напоминания о сроках |
| СИЗ | Карточки выдачи, акты списания | Отслеживание сроков использования |
Как выбрать цифровую платформу
При выборе платформы рекомендуется учитывать три критерия:
| Критерий | На что обратить внимание |
|---|---|
| Правовое соответствие | Работа с электронной подписью, хранение документов в срок, разграничение доступа к персональным данным |
| Функциональность для ОТ | Структура рабочих мест, связь СОУТ-обучение-медосмотры, отчеты для ГИТ |
| Готовность персонала | Простые регламенты, обучение пользователей, сопровождение на старте |
Частые вопросы
✅ Вывод
Цифровой документооборот по охране труда позволяет видеть систему в целом и в любой момент предоставить инспекции информацию о том, какие меры приняты для обеспечения безопасности работников.
