Документы по охране труда: минимальный обязательный пакет для любой организации

Документы по охране труда: минимальный обязательный пакет для любой организации

Статья 214 Трудового кодекса Российской Федерации обязывает работодателя обеспечить безопасные условия и охрану труда. Данное требование распространяется на всех работодателей независимо от организационно-правовой формы, численности работников и вида деятельности.

Обязанность вести документацию по охране труда возникает с момента заключения первого трудового договора. Общество с ограниченной ответственностью с двумя работниками, индивидуальный предприниматель с одним продавцом, микропредприятие, офисная компания — все эти работодатели обязаны иметь установленный законодательством перечень документов.

Исключение составляют индивидуальные предприниматели, не имеющие наёмных работников, и самозанятые граждане.

Статус микропредприятия позволяет применять упрощённый порядок кадрового учёта, однако на документацию по охране труда данные упрощения не распространяются. Требования по охране труда едины для всех категорий работодателей.

Обязательный минимум: 25 документов

Группа 1. Организационные документы (6 документов)

1. Приказ о назначении ответственного за охрану труда. В организации с численностью до 50 работников функции по охране труда может выполнять руководитель, иной работник или привлечённый специалист. При численности свыше 50 работников вводится должность специалиста по охране труда. Ответственное лицо обязано пройти обучение по программе А (46А) в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 2464.

2. Положение о системе управления охраной труда (СУОТ). Требование установлено Приказом Минтруда России № 776н. Документ описывает организацию работы по охране труда в компании, распределение обязанностей, порядок контроля. Типовые положения из открытых источников требуют адаптации к специфике конкретной организации.

3. Политика в области охраны труда. Декларативный документ, содержащий обязательства руководства в части обеспечения безопасных условий труда. Требование содержится в Приказе Минтруда России № 776н.

4. Приказ об утверждении инструкций по охране труда. Инструкции вводятся в действие распорядительным документом работодателя.

5. Перечень инструкций по охране труда. Реестр действующих инструкций с указанием дат утверждения. Необходим для контроля сроков пересмотра.

6. Приказ об организации обучения по охране труда. Определяет категории работников, направляемых на обучение в организации, осуществляющие образовательную деятельность, и категории работников, обучаемых внутри организации.

Группа 2. Инструкции по охране труда (минимум 3 документа)

Требования к содержанию и порядку разработки инструкций установлены Приказом Минтруда России № 772н. Инструкции разрабатываются по профессиям (должностям) и по видам выполняемых работ.

7. Инструкции по профессиям (должностям). Разрабатываются для каждой профессии или должности, предусмотренной штатным расписанием. Для офисных работников допускается разработка единой инструкции.

8. Инструкции по видам работ. Разрабатываются при наличии специфических работ: работы на высоте, работы с электроинструментом, погрузочно-разгрузочные работы и иные.

9. Инструкция по оказанию первой помощи. Обязательна для всех работодателей. Содержит порядок действий при различных видах травм и неотложных состояний.

Минимальный набор инструкций для офисной организации: инструкция для офисных работников (работа с персональным компьютером), инструкция по электробезопасности для неэлектротехнического персонала (I группа), инструкция по оказанию первой помощи.

Группа 3. Документы по обучению (6 документов)

Допуск работника к исполнению трудовых обязанностей без прохождения обучения по охране труда влечёт административную ответственность по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ со штрафом на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей за каждого работника.

10. Программа вводного инструктажа. Содержит сведения об организации, характерных опасностях, действиях при пожаре и несчастном случае, основах оказания первой помощи.

11. Программа первичного инструктажа на рабочем месте. Содержит информацию о конкретном рабочем месте, применяемом оборудовании, средствах индивидуальной защиты, безопасных приёмах работы.

Офисные работники могут быть освобождены от прохождения первичного инструктажа при наличии утверждённого перечня освобождённых должностей с обоснованием.

12. Журнал регистрации вводного инструктажа. Ведётся по установленной форме. Срок хранения — 45 лет.

13. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. Ведётся в каждом структурном подразделении. Срок хранения — 45 лет.

14. Протоколы проверки знания требований охраны труда. Документы, подтверждающие прохождение обучения и проверки знаний.

15. Удостоверения о проверке знания требований охраны труда. Выдаются по результатам обучения. Срок действия для большинства программ составляет 3 года.

Группа 4. Документы по специальной оценке условий труда (4 документа)

Специальная оценка условий труда обязательна для всех рабочих мест. Срок проведения — 12 месяцев с момента ввода рабочего места в эксплуатацию.

16. Отчёт о проведении СОУТ. Результат работы аккредитованной организации. Срок хранения — 45 лет.

17. Карты специальной оценки условий труда. Составная часть отчёта, содержащая информацию о каждом рабочем месте: идентифицированные факторы, класс условий труда, гарантии и компенсации работникам.

18. Сводная ведомость результатов СОУТ. Обобщённые данные по всем рабочим местам организации.

19. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Подаётся в территориальный орган Роструда при установлении оптимального (класс 1) или допустимого (класс 2) класса условий труда. Срок действия — бессрочно при отсутствии оснований для прекращения.

Группа 5. Документы по оценке профессиональных рисков (3 документа)

Обязанность работодателя проводить оценку профессиональных рисков установлена статьями 214 и 218 Трудового кодекса РФ. Оценка профессиональных рисков является самостоятельной процедурой, отличной от специальной оценки условий труда.

20. Положение об оценке профессиональных рисков. Определяет применяемую методику, периодичность проведения оценки, ответственных лиц.

21. Реестр идентифицированных опасностей. Перечень опасностей, выявленных на каждом рабочем месте: падение, поражение электрическим током, воздействие вредных веществ и иные.

22. Карты оценки профессиональных рисков. Содержат оценку уровня риска для каждой идентифицированной опасности (вероятность реализации, тяжесть последствий) и меры по снижению риска.

Группа 6. Документы об ознакомлении работников (3 документа)

Наличие документа без подтверждения ознакомления работника рассматривается контролирующими органами как невыполнение обязанности работодателя.

23. Листы ознакомления с инструкциями по охране труда. Подписи работников, подтверждающие ознакомление с инструкциями.

24. Листы ознакомления с результатами СОУТ. Работники должны быть ознакомлены с результатами специальной оценки условий труда на их рабочих местах.

25. Листы ознакомления с результатами оценки профессиональных рисков. Работники должны быть информированы о выявленных опасностях на их рабочих местах.

Дополнительные документы в зависимости от специфики деятельности

При выдаче средств индивидуальной защиты

— Перечень профессий с указанием норм выдачи СИЗ.

— Личные карточки учёта выдачи СИЗ.

— Сертификаты (декларации) соответствия на СИЗ.

Штраф за необеспечение работников средствами индивидуальной защиты по части 4 статьи 5.27.1 КоАП РФ составляет от 130 000 до 150 000 рублей на юридическое лицо.

При наличии работ повышенной опасности

— Перечень работ повышенной опасности.

— Программы обучения по программе В.

— Наряды-допуски на производство работ.

При проведении обязательных медицинских осмотров

— Список контингентов работников, подлежащих медосмотру.

— Поимённые списки работников.

— Копии направлений на медосмотр.

— Заключения медицинских комиссий.

При наличии внутренней комиссии по проверке знания требований охраны труда

— Приказ о создании комиссии.

— Программы обучения по охране труда.

При численности работников свыше 50 человек

— Должностная инструкция специалиста по охране труда.

— Положение о службе охраны труда (при создании службы).

Чек-лист для офисной организации

Минимальный перечень документов для организации численностью до 15 работников, осуществляющей деятельность в офисных помещениях:

— Приказ о назначении ответственного за охрану труда

— Положение о системе управления охраной труда

— Политика в области охраны труда

— Инструкция по охране труда для офисных работников

— Инструкция по электробезопасности (I группа)

— Инструкция по оказанию первой помощи

— Перечень инструкций по охране труда

— Программа вводного инструктажа

— Программа первичного инструктажа на рабочем месте

— Журнал регистрации вводного инструктажа

— Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

— Протокол (удостоверение) обучения руководителя по охране труда

— Отчёт о проведении СОУТ

— Декларация соответствия условий труда

— Положение об оценке профессиональных рисков

— Реестр идентифицированных опасностей

— Карты оценки профессиональных рисков

— Листы ознакомления работников

Общее количество — 18 документов.

Чек-лист для производственного предприятия

К перечню документов для офисной организации добавляются:

— Инструкции по охране труда для каждой рабочей профессии

— Инструкции по видам работ и оборудованию

— Перечень профессий с нормами выдачи СИЗ

— Личные карточки учёта выдачи СИЗ

— Сертификаты (декларации) соответствия на СИЗ

— Список контингентов работников для медосмотра

— Поимённые списки на медосмотр

— Заключения медицинских комиссий

— Протоколы обучения работников по программе Б

— Перечень работ повышенной опасности (при наличии)

Общее количество — 30–40 документов в зависимости от специфики производства.

Распространённые нарушения

Отсутствие документации в офисных организациях. Офисная работа также связана с воздействием опасных и вредных факторов: электричество (компьютерная техника, бытовые приборы), нагрузка на зрительный анализатор и опорно-двигательный аппарат, пожарная опасность. При несчастном случае контролирующие органы проверяют наличие всей установленной документации.

Отсутствие подписей работников. Разработанный документ без подтверждения ознакомления работника квалифицируется как невыполнение обязанности работодателя. Штрафные санкции применяются в том же объёме, что и за отсутствие документа.

Использование устаревших документов. Инструкции по охране труда подлежат пересмотру не реже одного раза в 5 лет либо при изменении условий труда. Положение о СУОТ актуализируется при изменении законодательства. Ссылки на отменённые нормативные правовые акты в документах организации являются основанием для привлечения к ответственности.

Использование неадаптированных типовых документов. Инструкции и иные документы, скопированные из открытых источников без адаптации к условиям конкретной организации, не учитывают реальные опасности и особенности технологических процессов. При расследовании несчастного случая формальный характер документации рассматривается как отягчающее обстоятельство.

Отсутствие СОУТ по истечении установленного срока. Срок проведения специальной оценки условий труда составляет 12 месяцев с момента ввода рабочего места. Штраф за нарушение порядка проведения СОУТ по части 2 статьи 5.27.1 КоАП РФ составляет от 60 000 до 80 000 рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении — от 100 000 до 200 000 рублей либо административное приостановление деятельности.

Организация хранения документации

Рекомендуемая структура папок:

ОХРАНА ТРУДА/
├── 01_Организационные/
│   ├── Приказы
│   ├── Положение о СУОТ
│   └── Политика
├── 02_Инструкции/
│   ├── По профессиям
│   ├── По видам работ
│   └── Перечень инструкций
├── 03_Обучение/
│   ├── Программы
│   ├── Журналы
│   ├── Протоколы
│   └── Удостоверения
├── 04_СОУТ/
│   ├── Отчёт
│   └── Декларация
├── 05_Оценка_рисков/
│   ├── Положение
│   ├── Реестр опасностей
│   └── Карты рисков
└── 06_Ознакомление/
    └── Листы ознакомления

Сроки хранения документов

Ориентировочная стоимость формирования пакета документов

Для офисной организации до 15 работников (самостоятельная разработка)

Трудозатраты на разработку документов — 40–60 часов.

При привлечении специализированной организации

Для сравнения: штраф за допуск к работе одного необученного работника составляет от 110 000 до 130 000 рублей. Совокупные штрафы при комплексной проверке организации с существенными нарушениями в документации могут составлять 500 000 рублей и более.

Ответы на распространённые вопросы

Промышленная Академия Олимп оказывает содействие в разработке документации

Специалисты Промышленной Академии Олимп оказывают услуги по разработке пакета документов по охране труда, проведению специальной оценки условий труда, обучению руководителей и работников. Комплексный подход обеспечивает согласованность документации и соответствие требованиям законодательства.